تمام گواهینامه ها مطابق با شرایط و استانداردهای صدور گواهینامه های داخلی و خارجی اعتباربخشی که به آنها اعتبار داده می شوند، عمل می کنند. هنگامی که یک سرویس صدور گواهینامه به دست می آید باید اطمینان حاصل شود که سازمان مجوز دارد. اساسا، فعالیت های اعتباربخشی مطابق با TS EN ISO / IEC 17021-1 ارزیابی سازگاری - الزامات سازمان هایی که ممیزی و صدور گواهینامه سیستم های مدیریت را ارائه می دهند - بخش 1: استاندارد مورد نیاز. این استاندارد شامل اصول و شرایط کفایت، انسجام و بی طرفی سازمان هایی است که اطمینان از ممیزی و صدور گواهینامه سیستم های مدیریتی، صرف نظر از بخش هایی که در آن فعالیت می کنند.
اول از همه، یک قرارداد صدور گواهینامه با مشتری درخواست خدمات صدور گواهینامه برای ممیزی گواهینامه و در چارچوب این قرارداد امضاء می شود، مشتری متعهد می شود تا با قوانین گواهینامه موسسه گواهینامه مطابقت داشته باشد.
مطابق با نیازهای مشتری، سازمان صدور گواهینامه به طور مستقل انجام ممیزی را در محدوده سیستم های مختلف مدیریت، گواهینامه محصول (CE) و مسائل آزمون و بازرسی انجام می دهد، ابتدا در محدوده مقررات مربوطه و سپس استانداردهای مربوطه و، در صورت لزوم، صدور گواهینامه لازم را صادر می کند.
واحدهای صدور گواهینامه مسئول حفاظت و محرمانه بودن اطالعات دیده شده توسط همه کارکنان هستند. برای اطمینان از این، هر کارمند باید یک توافق محرمانه ایجاد کند. به همین ترتیب، محرمانه بودن اطلاعات یک قرارداد مهم تعهد در قراردادهای با مشتریان است. اطلاعات و اسناد مربوط به مطالعات انجام شده و گزارش های منتشر شده فقط به اشخاص مجاز دسترسی پیدا می کنند و به هیچ وجه از سازمان خارج نمی شوند.
اطلاعات در صورت نیاز توسط مقامات قانونی برای ارائه اطلاعات به اشخاص ثالث نیز مشترک است.
آژانسهای حسابرسی نیازی به پذیرش تمام درخواست های صدور گواهینامه از مشتریان ندارند. درخواست های صدور گواهینامه در موارد زیر رد می شود:
- اگر سازمان صدور گواهینامه برای صدور گواهینامه درخواستی مجاز نباشد (اما هنوز هم در صورت درخواست مشتری، کار صدور گواهینامه انجام خواهد شد)
- اگر سازمان صدور گواهینامه یک کمیته حسابرسی و تصمیم گیرندگان گواهینامه ندارد
- اگر نهاد درخواست صدور گواهینامه قبلا با یک سازمان صدور گواهینامه کار کرده و گواهینامه دریافت نکرده است
- اگر نهادهایی که درخواست صدور گواهینامه را دارند، مشکلی در پرداخت دارند
- اگر سازمان درخواست صدور گواهینامه را نمی توان در منطقه ای که شرکت در آن قرار دارد ساخته شود
- اگر نهاد درخواست صدور گواهینامه درخواست ممیزی درمورد قوانین اعتباربخشی را صادر کند
- به غیر از این، سازمان صدور گواهینامه می تواند درخواست گواهینامه را رد کند.
به طور کلی، مطالعات صدور گواهینامه در دو مرحله انجام می شود. در مرحله اول، مطالعات اسنادی تهیه شده توسط مشتری بررسی شده و شرایط خاص مربوط به محیط کار مشتری ارزیابی می شود. علاوه بر این، برنامه ریزی مطالعات مرحله دوم انجام می شود. در مرحله دوم، اثربخشی و کاربرد سیستم با استفاده از مطالعات در محل انجام می شود. پس از اتمام این مرحله، گزارش حسابرسی آماده می شود.
مدیریت موسسه صدور گواهینامه کار بررسی و ارزیابی را بر روی این گزارش انجام می دهد و تصمیم می گیرد که آیا گواهینامه درخواست گواهی صادر شده است یا اینکه آیا ممیزی موقت در حال استفاده است یا خیر. اگر در طی مطالعات تشخیصی عمده یا جزئی وجود داشته باشد، هیچ نتیجه ای باید بدون نتایج حاصل شود.
خدمات اصلی ارائه شده توسط سازمان های صدور گواهینامه در حوزه ممیزی که باید انجام شود عبارتند از:
- ISO 9001: سیستم مدیریت کیفیت 2015
- ISO 22000 سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی
- ISO 14001 سیستم مدیریت محیط زیست
- ایزو 27001 سیستم مدیریت امنیت اطلاعات
- ISO / TS 16949 سیستم مدیریت کیفیت خودرو
- سیستم مدیریت انرژی ایزو 50001
- OHSAS 18001 سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای
- ISO 26000 سیستم مدیریت مسئولیت اجتماعی
- سیستم مدیریت کیفیت شکایات و رضایت مشتری سیستم ISO 10002
- ISO 17100 سیستم مدیریت خدمات ترجمه
- ISO 3834 (EN 15085) سیستم مدیریت کیفیت واجد شرایط ساخت
- گواهی HALAL
- ECOmark® برنامه صدور گواهینامه محصولات زیست محیطی