Alle Zertifizierungsstellen arbeiten nach den Bedingungen und Zertifizierungsstandards der in- und ausländischen Akkreditierungsstellen, bei denen sie akkreditiert sind. Um einen Zertifizierungsservice zu erhalten, muss sichergestellt sein, dass die Organisation akkreditiert ist. Im Wesentlichen werden Akkreditierungsaktivitäten gemäß der Konformitätsbewertung nach TS EN ISO / IEC 17021-1 durchgeführt - Anforderungen an Organisationen, die Managementsysteme auditieren und zertifizieren - Teil 1: Anforderungsstandard. Diese Norm enthält die Grundsätze und Bedingungen für die Angemessenheit, Kohärenz und Unparteilichkeit der Organisationen, die die Prüfung und Zertifizierung von Managementsystemen unabhängig von dem Sektor gewährleisten, in dem sie tätig sind.

Zunächst wird ein Zertifizierungsvertrag mit dem Kunden unterzeichnet, der Zertifizierungsdienste für die Zertifizierungsaudits anfordert. Im Rahmen dieses Vertrags verpflichtet sich der Kunde, die Zertifizierungsregeln der Zertifizierungsinstitution einzuhalten.

Entsprechend den Bedürfnissen des Kunden führt die Zertifizierungsstelle die Audittätigkeiten im Rahmen verschiedener Managementsysteme, der Produktzertifizierung (CE-Kennzeichnung) sowie Prüf- und Inspektionsfragen selbständig durch, zunächst im Rahmen der einschlägigen Vorschriften und dann der einschlägigen Normen und stellt gegebenenfalls das erforderliche Zertifikat aus.

Zertifizierungsstellen sind für den Schutz und die Vertraulichkeit von Informationen verantwortlich, die von allen Mitarbeitern erlebt werden. Um dies zu gewährleisten, muss jeder Mitarbeiter eine Vertraulichkeitsvereinbarung treffen. Ebenso ist die Vertraulichkeit von Informationen eine wichtige Verpflichtungsklausel in Verträgen mit Kunden. Informationen und Dokumente zu den durchgeführten Studien und Berichten sind nur befugten Personen zugänglich und werden in keiner Weise aus der Organisation herausgenommen.

Informationen werden auch dann weitergegeben, wenn die gesetzlichen Behörden sie zur Weitergabe von Informationen an Dritte benötigen.

Prüfungsbehörden müssen nicht alle Zertifizierungsanfragen von Kunden annehmen. Zertifizierungsanfragen werden in folgenden Fällen abgelehnt:

• Wenn die Zertifizierungsstelle für die angeforderte Zertifizierung nicht akkreditiert ist (wenn der Kunde dies jedoch wünscht, werden Zertifizierungsarbeiten durchgeführt)
• Wenn die Zertifizierungsstelle keinen Prüfungsausschuss und keine Entscheidungsträger für die Zertifizierung hat
• Wenn die Zertifizierungsstelle zuvor mit einer anderen Zertifizierungsstelle zusammengearbeitet und keine Zertifizierung erhalten hat
• Wenn bekannt ist, dass die Stelle, die eine Zertifizierung anfordert, Schwierigkeiten beim Bezahlen hat
• Wenn die Organisation, die eine Zertifizierung anfordert, in der Region, in der sich das Unternehmen befindet, nicht zugelassen werden kann
• Wenn die Stelle, die eine Zertifizierung beantragt, eine Prüfung der Akkreditierungsregeln beantragt
• Im Übrigen kann die Zertifizierungsstelle den Antrag auf Zertifizierung ablehnen.

Im Allgemeinen werden Zertifizierungsstudien in zwei Schritten durchgeführt. In der ersten Phase werden die vom Kunden erstellten Dokumentationsstudien überprüft und die für das Arbeitsumfeld des Kunden spezifischen Bedingungen bewertet. Darüber hinaus erfolgt die Planung der Zweitstudien. In der zweiten Stufe wird die Wirksamkeit und Anwendung des Systems durch die Vor-Ort-Studien bewertet. Nach Abschluss dieser Phase wird der Auditbericht erstellt.

Die Leitung der Zertifizierungsstelle führt eine Überprüfung und Bewertung dieses Berichts durch und entscheidet, ob die zertifizierungsanfordernde Stelle ausgestellt wird oder ob das Zwischenaudit verwendet wird oder nicht. Wenn während der Studien größere oder kleinere Abweichungen festgestellt werden, wird keine Entscheidung ohne deren Ergebnisse getroffen.

Die Hauptleistungen der Zertifizierungsstellen im Rahmen der durchzuführenden Audits sind:

• ISO 9001: 2015-Qualitätsmanagementsystem
• ISO 22000-Lebensmittelsicherheits-Managementsystem
• ISO 14001-Umweltmanagementsystem
• ISO 27001 Informationssicherheits-Managementsystem
• ISO / TS 16949-Qualitätsmanagementsystem für die Automobilindustrie
• ISO 50001-Energiemanagementsystem
• Arbeitsschutzmanagementsystem OHSAS 18001
• ISO 26000-Managementsystem für soziale Verantwortung
• ISO 10002 Kundenbeschwerde- und Zufriedenheitsmanagementsystem
• ISO 17100 Übersetzungsdienst-Managementsystem
• ISO 3834 (EN 15085) Qualitätsmanagementsystem für geschweißte Fertigung
• HALAL-Zertifikat
• ECOmark®-Zertifizierungsprogramm für ökologische Produkte